Planning stappen voor digitale workshops
|
Vóór de workshop |
Tijdens de workshop |
Na de workshop |
Groepsvorming |
Voorbereiding van de inhoud
|
Organisatorisch
Inhoud
|
Follow-up
|
De sociale moet georganiseerd worden!Informele uitwisseling, samenwerkend leren en werksfeer
|
Communicatie
- is opeenvolgend, niet gelijktijdig
- wordt vertraagd
- alle deelnemers zijn zich 'hyper'bewust van zichzelf
Voorbereiding van de inhoud
Hier vindt u alle informatie die u nodig hebt om de inhoud voor te bereiden.
Netiquette
Bij visuele evenementen moeten de communicatieregels bij het begin worden overeengekomen. Deze betreffen vooral de omgang met elkaars gegevens, afspraken over zichtbaarheid en anonimiteit, alsmede afspraken over de vorm van toespraken en vragen.
Privacy-overeenkomst
Als u de workshop wilt opnemen en uw eigen gegevens wilt beschermen, moet vóór het begin van de workshop door alle deelnemers een gegevensbeschermingsovereenkomst worden ondertekend.
Selectie en inspectie van technologie en uitrusting
De keuze van de gebruikte technologie moet voldoen aan de eisen van de organisatoren van de workshop en aan de technische voorwaarden van de deelnemers. Daarom moet worden nagegaan welke toepassingen nodig zijn voor de implementatie, welke know-how daarvoor beschikbaar is en of iedereen over een stabiele internetverbinding beschikt. Als er nieuwe instrumenten moeten worden gebruikt, denk er dan over na hoe u zichzelf en de deelnemers daarmee vertrouwd kunt maken vóór de workshop, als dat mogelijk is. Voordat de workshop begint, moet worden gecontroleerd of alle apparatuur en programma's functioneren. Bovenal zijn een zeer goede geluidsoverdracht en een stabiele internetverbinding onontbeerlijke minimumvereisten. Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor het soepele verloop van de technologie tijdens de workshop, want problemen die zich voordoen kunnen niet worden opgelost door de leraren aan de kant.
Opzetten van de virtuele kamers
Neem de tijd om de virtuele ruimtes voor te bereiden waarin u met de deelnemers wilt werken. Hoeveel kamers heb je nodig? Zet de toepassingen klaar die nodig zijn voor groepswerk (b.v. schrijfblokken, whiteboards, enz.). Bereid de juiste documenten voor met de werktaken. Bedenk hoe de resultaten in de kamers zullen worden opgeslagen.
Verzending van materiaal en overzicht van technische vereisten
Om de deelnemers goed op de workshop voor te bereiden, hebben zij tijdig de relevante links, wachtwoorden en werktaken van u nodig, evenals een overzicht van de technische vereisten. Het kan nuttig zijn een onlineplatform op te zetten waar alle informatie en materialen in gebundelde vorm beschikbaar kunnen worden gesteld.
Aanbieden van hulp bij technische problemen
Indien het voor u mogelijk is om technische ondersteuning te bieden op de dag zelf of zelfs vooraf, moet u een dergelijk extra aanbod overwegen. Er zijn bijna altijd deelnemers die problemen hebben met de technische vereisten of met de gebruikte toepassingen.
Opname gewenst?
Als u de gebeurtenis wilt opnemen, doe dat dan op een aparte computer en vertrouw niet op de opnamefuncties van de hulpmiddelen. Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor het soepele verloop van de technologie tijdens de workshop, aangezien eventuele problemen tijdens een workshop nauwelijks door de leraren kunnen worden opgelost. Vergeet niet dat de opname door alle deelnemers schriftelijk moet worden goedgekeurd als onderdeel van de gegevensbeschermingsovereenkomst of op een afzonderlijk formulier.
Het facilitatieteam heeft zijn eigen kanaal nodig voor gelijktijdige uitwisseling
Zet een apart messenger- of chatkanaal op voor jezelf, d.w.z. de docenten en facilitators, waarop je parallel aan de workshop kunt communiceren. Zorg ervoor dat dit kanaal gescheiden is van de workshopsoftware om valse postings naar de hele groep te vermijden.
Methodologisch ontwerp van de virtuele ruimten en keuze van de formaten
Bij het ontwerpen van workshops in een virtuele ruimte is het inrichten van de pauzeruimten niet alleen een technische uitdaging. Het proces in detail en de overeenkomstige inrichting van de virtuele kamers moeten grondig worden voorbereid. Wij leggen uit welke methoden geschikt zijn voor welke formaten in de virtuele kamer in de methodenverzameling.
Dienstregeling
Maak een nauwkeurig tijdschema voor uw workshop en noteer voor elke sessie zo gedetailleerd mogelijk met welke technische en organisatorische aspecten rekening moet worden gehouden en welke ondersteuning u nodig hebt. Improviseren is veel moeilijker bij virtuele evenementen dan bij face-to-face-evenementen.
E-moderatie
In de virtuele ruimte speelt matiging een nog belangrijkere rol. Van tevoren moet duidelijk worden bepaald hoe vragen kunnen worden gesteld en hoe functies zoals chat en rapportagesystemen moeten worden gebruikt.
Wie neemt deel aan de WS en hoe worden de groepen samengesteld?
Zorg ervoor dat u ruim van tevoren weet welke en hoeveel mensen aan uw evenement zullen deelnemen, aangezien dit van invloed zal zijn op zowel de technische beslissingen als de keuze van de methoden. Denk na over de samenstelling van de groep en hoe intensief u het werk in de groepen wilt begeleiden of sturen. In heterogene groepen is er een breder spectrum van ervaringen en voorkennis, homogene groepen met soortgelijke ervaringen daarentegen kunnen het gemakkelijker maken een vraag te vinden die de deelnemers goed kunnen relateren aan hun dagelijks werk, enz.
Organisatorisch
Tijdens een virtuele workshop zijn er enkele basisfactoren waarmee rekening moet worden gehouden. Aangezien de aandachtsspanne korter is in de virtuele ruimte, gelden hier andere regels voor tijdbeheer. Plan sessies niet langer dan 3 uur, waarna een lange pauze (bv. lunchpauze) of asynchroon zelfstandig werk nodig is. Binnen deze tijdspanne moet om de 50-55 minuten een pauze van ten minste 5 minuten worden ingelast. Binnen een leereenheid moet u de indeling na maximaal 25 minuten veranderen, bv. van plenair naar groepswerk, omdat in de virtuele ruimte de aandachtsspanne al na 15 minuten begint af te nemen. Wij raden u aan de workshop van tevoren goed te plannen.
Inhoud
Hier vindt u alle informatie over inhoudelijke kwesties.
Toezicht op de werkgroepen
Werkgroepen in de virtuele breakoutruimte kunnen door u worden geleid of bijgewoond. Afhankelijk van hoe intensief u de groepen wilt begeleiden, hebt u meer of minder mensen nodig voor de moderatie. U kunt dus zelf door de virtuele kamers "wandelen" en de groepen bezoeken of elke groep van een eigen moderator voorzien.
Organiseren van werkprocessen
Er staan u verschillende methoden ter beschikking om in groepen te werken, ook in de virtuele ruimte; wij stellen er enkele voor in de methodenverzameling. Beslis welke methoden geschikt zijn, afhankelijk van de groepsgrootte, de samenstelling en het werkdoel, en bedenk welke van de toepassingen uit de compilatie "Hulpmiddelen voor virtuele workshops" u daarvoor nodig hebt.
Counseling en kantooruren
Zorg ervoor dat u beschikbaar bent voor één-op-één gesprekken en advies. Het is het beste om aan het begin van de workshop een vaste structuur mee te delen. Je hoeft niet de hele tijd beschikbaar te zijn, zeker niet in je eigen belang. Maak vaste kantooruren bekend en geef aan hoe deelnemers zich daarvoor kunnen inschrijven. Daarnaast kunt u nog steeds beschikbaar zijn voor vragen aan het begin en einde van de sessies in een extra breakout-ruimte of in de grote zaal voor iedereen.
Follow-up
Hier vindt u alle informatie die u nodig hebt voor het volgen van een digitale workshop.
Creëer forum voor vragen, antwoorden en discussie
Follow-up en feedback zijn een fundamenteel onderdeel van wendbaar en actiegericht leren en onderwijzen. Het is dan ook van essentieel belang te voorzien in een format voor vragen en discussie, zowel in de groep als met de leerkrachten. Messenger-diensten zijn hiervoor net zo geschikt als forums op het leerplatform of extra aanbiedingen voor online bijeenkomsten buiten de reguliere workshopuren. Indien het werk asynchroon alleen of in kleine groepen tussen twee werkplaatseenheden moet worden uitgevoerd, moeten de bijbehorende gereedschappen en werkmaterialen ter beschikking worden gesteld.
Documenten en dossiers online zetten
Bij actiegericht leren spelen zelfstandig leren en zelfregulering een belangrijke rol. Leermateriaal, opnames, aanvullende teksten, enz. moeten daarom te allen tijde gemakkelijk toegankelijk zijn, idealiter op een voor de cursus gecreëerd leerplatform. Zorg ervoor dat alle deelnemers toegang hebben tot het materiaal en dat de taken duidelijk zijn omschreven en veilig worden gecommuniceerd.
Feedback organiseren
Denk apart over feedback. Welk formaat zullen u en de deelnemers gebruiken om feedback te krijgen? U vindt methoden over het onderwerp feedback in de methodenverzameling.
Feedback evalueren
Neem de tijd om de feedback te evalueren. Wat is behouden, wat kan verbeterd worden? Doe een feedbackronde over de workshop binnen het team en vergelijk de resultaten met de feedback van de deelnemers. Aan het eind van het proces kan het format voor de volgende eenheid of workshop verder worden ontwikkeld op basis van de resultaten.
Groepsvorming
In virtuele workshops moet groepsvorming actiever worden ondersteund om informele uitwisseling en een op samenwerking gebaseerde leer- en werksfeer mogelijk te maken. De deelnemers kunnen elkaar niet leren kennen vóór de workshop en in de pauzes bij koffie en snacks. Een groepsgevoel en dus een goede werksfeer moeten daarom door u worden bevorderd. De volgende maatregelen kunnen helpen:
- Houd de virtuele ruimte open voor en na de tijden van het seminar en stel extra vergaderruimten ter beschikking, afhankelijk van het gebruikte instrument.
- Organiseer een groep messenger: Maak een groep aan op een messenger service van je keuze en nodig de deelnemers uit om zich voor de workshop aan te sluiten.
- Bied kennismakingsformules aan: U kunt kennismakingsformules aanbieden vóór, maar ook tijdens de workshop. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om gezamenlijke koffiepauzes of een virtueel avondevenement, extra discussies, virtuele tentoonstellingen of een gezamenlijk filmaanbod 's avonds over een geschikt onderwerp.
- Virtuele pauzeruimte: bied een constant open pauzeruimte tijdens de workshop. Gebruik eventueel een toepassing waarmee deelnemers zelf breakout-ruimtes kunnen openen als ze in kleinere groepen met elkaar willen praten.
- Profiel/introductie video's: Vraag de deelnemers vooraf om informatie en stel die beschikbaar in een virtuele tentoonstelling. Een suggestie hiervoor vindt u in de verzameling methoden onder " Zelfintroductie/I marktplaats".
