Planungsschritte für digitale Workshops
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Vor dem Workshop |
Während des Workshops |
Nach dem Workshop |
Gruppenbildung |
Vorbereitung der Inhalte
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Organisatorisches
Inhalt
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Nachbereitung
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Das Soziale muss organisiert werden!Informeller Austausch, kollaborative Lern-& Arbeitsatmosphäre
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Kommunikation
- ist sequenziell nicht simultan
- ist verzögert
- alle Teilnehmenden sind sich Ihrer selbst 'hyper'bewusst
Vorbereitung der Inhalte
Hier finden Sie alle Informationen zur Vorbereitung der Inhalte.
Netiquette
In visuellen Veranstaltungen sind am Anfang Regeln der Kommunikation zu vereinbaren. Diese betreffen vor allem den Umgang mit den Daten der anderen, Vereinbarungen zu Sichtbarkeit und Anonymität, sowie Vereinbarungen zur Form von Redebeiträgen und Fragen.
Datenschutzvereinbarung
Wenn Sie den Workshop aufnehmen möchten, sowie zur Absicherung der eigenen Daten, sollte vor Beginn des Workshops von allen TeilnehmerInnen eine Datenschutzvereinbarung unterschrieben werden.
Auswahl und Überprüfung von Technik & Equipment
Die Auswahl der genutzten Technik sollte sowohl den Anforderungen der Workshop-VeranstalterInnen als auch den technischen Bedingungen bei den TeilnehmerInnen entsprechen. Es ist daher zu überlegen, welche Anwendungen zur Durchführung benötigt werden, welches Know-How dafür zur Verfügung steht und ob alle über eine stabile Internetverbindung verfügen. Sollten neue Tools genutzt werden, machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie sich und die TeilnehmerInnen möglichst vor dem Workshop damit vertraut machen können. Vor Beginn des Workshops sollten alle Geräte und Programme auf ihre Funktionalität überprüft werden. Vor allem eine sehr gute Ton-Übertragung sowie eine stabile Internetverbindung sind eine unabdingbare Mindestvoraussetzung. Eine Person sollte während des Workshops für den einwandfreien Ablauf der Technik zuständig sein, denn anfallenden Probleme können nicht nebenbei von den Lehrenden gelöst werden.
Einrichten der virtuellen Räume
Nehmen Sie sich Zeit dafür, die virtuellen Räume, in denen Sie mit den TeilnehmerInnen arbeiten wollen, gut vorzubereiten. Wie viele Räume benötigen Sie? Richten Sie die für die Gruppenarbeit nötigen Anwendungen (z.B. Pads, Whiteboards, usw.) ein. Bereiten Sie entsprechende Dokumente mit den Arbeitsaufgaben vor. Überlegen Sie, wie die in den Räumen erarbeiteten Ergebnisse gesichert werden sollen.
Verschicken von Materialien und Übersicht über technische Anforderungen
Damit sich die TeilnehmerInnen gut auf den Workshop vorbereiten können, benötigen sie von Ihnen rechtzeitig die entsprechenden Links, Passwörter und Arbeitsaufgaben sowie eine Übersicht über die technischen Anforderungen. Es kann sinnvoll sein, eine Onlineplattform einzurichten, in der alle Informationen und Materialien gebündelt zur Verfügung gestellt werden können.
Hilfsangebot bei technischen Problemen
Wenn es Ihnen möglich ist am Tag selbst oder auch schon im Vorfeld technischen Support anzubieten, sollten Sie solch ein Zusatzangebot erwägen. Es gibt fast immer TeilnehmerInnen, die mit den technischen Anforderungen oder mit den verwendeten Anwendungen Schwierigkeiten haben.
Aufzeichnung erwünscht?
Wenn Sie die Veranstaltung aufzeichnen möchten, tun Sie das über einen gesonderten Rechner und verlassen Sie sich nicht auf die Aufnahme-Funktionen der Tools. Eine Person sollte den Workshop über für den einwandfreien Ablauf der Technik zuständig sein, denn anfallenden Probleme können schlecht während eines Workshops von den Lehrenden gelöst werden. Denken Sie daran, die Aufnahme im Rahmen der Datenschutzvereinbarung oder auf einem gesonderten Formular von allen TN schriftlich genehmigen zu lassen.
Das Moderationsteam braucht einen eigenen Kanal zum zeitgleichen Austausch
Richten Sie für sich, d.h. die Lehrenden und ModeratorInnen, einen eigenen Messenger- oder Chat-Channel ein, auf dem Sie parallel zum Workshop kommunizieren können. Sorgen Sie dafür, dass dieser getrennt von der Workshop-Software funktioniert, um Fehlpostings an die gesamte Gruppe auszuschließen.
Methodische Gestaltung der virtuellen Räume und Wahl der Formate
Bei der Gestaltung von Workshops im virtuellen Raum ist das Einrichten der Breakout-Räume nicht nur technisch eine Herausforderung. Der Ablauf im Einzelnen und die entsprechende Ausgestaltung der virtuellen Räume sollten gründlich vorbereitet werden. Welche Methoden für welche Formate im virtuellen Raum geeignet sind, führen wir in der Methodensammlung aus.
Ablaufplan
Machen Sie sich einen genauen Ablaufplan für ihren Workshop und notieren Sie sich für jede Einheit möglichst detailliert, welche technischen und organisatorischen Aspekte dabei berücksichtigt werden müssen und welche Unterstützung Sie benötigen. Improvisieren ist bei virtuellen Veranstaltungen um einiges schwieriger als bei Präsenzveranstaltungen.
E-Moderation
Der Moderation kommt im virtuellen Raum eine noch wichtigere Rolle zu. Es sollte vorher klar definiert sein, wie Fragen kommunizieret werden können und wie Funktionen wie Chat und Meldesysteme zu nutzen sind.
Wer nimmt an dem WS teil und wie werden die Gruppen zusammengesetzt?
Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig wissen, welche und wie viele Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, da dies sowohl Einfluss auf technische Entscheidungen wie auch auf die Wahl der Methoden hat. Überlegen Sie, wie Sie die Zusammensetzung der Gruppe gestalten möchten und wie intensiv Sie die Arbeit in den Gruppen anleiten oder begleiten wollen. In heterogenen Gruppen gibt es ein breiteres Spektrum an Erfahrungen und Vorkenntnissen, homogene Gruppen mit ähnlichen Erfahrungen erleichtern dagegen vielleicht das Finden einer Fragestellung, bei der die TN gut an ihren Arbeitsalltag anknüpfen können, usw.
Organisatorisches
Während eines virtuellen Workshops sind einige grundlegende Faktoren zu beachten. Da die Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum kürzer ist, gelten hier andere Regeln für das Zeitmanagement. Sie sollten keine Einheiten planen, die länger als 3 Stunden sind, danach brauchen Sie eine lange Pause (z.B. Mittagspause) oder asynchrones selbstständiges Arbeiten. Innerhalb dieser Zeitspanne sollte alle 50-55 eine Pause von mind. 5 Minuten eingeplant werden. Innerhalb einer Lerneinheit sollten Sie nach max. 25 Minuten das Format wechseln, z.B. von Plenum zu Gruppenarbeit, da im virtuellen Raum bereits nach 15 min die Aufmerksamkeitsspanne zu sinken beginnt. Wir empfehlen, den Workshop vorher zeitlich genau zu planen.
Inhalt
Hier finden Sie alle Informationen zu inhaltlichen Fragen.
Betreuung von Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppen im virtuellen Breakout-Raum können von Ihnen angeleitet oder besucht werden. Je nachdem, wie intensiv Sie die Gruppen begleiten wollen, benötigen Sie mehr oder weniger Personen für die Moderation. So können Sie selbst durch die virtuellen Räume „gehen“ und die Gruppen besuchen oder jeder Gruppe eine eigene Moderation an die Seite stellen.
Organisieren von Arbeitsprozessen
Für die Arbeit in Gruppen stehen Ihnen auch im virtuellen Raum eine Vielzahl von Methoden zur Verfügung, wir stellen einige davon in der Methodensammlung vor. Entscheiden Sie sich je nach Gruppengröße, Zusammensetzung und Arbeitsziel für die passenden Methoden und überlegen Sie, welche der Anwendungen aus der Zusammenstellung "Werkzeuge für virtuelle Workshops" Sie dafür benötigen.
Beratung und Sprechzeiten
Stellen Sie sicher, dass Sie für Einzelgespräche und Beratung zur Verfügung stehen. Am besten Sie kommunizieren eine feste Struktur am Anfang des Workshops. Sie müssen, vor allem im eigenen Interesse, nicht ständig erreichbar sein. Kommunizieren Sie feste Sprechzeiten und legen Sie fest, wie die TN sich dafür anmelden können. Darüber hinaus können Sie am Anfang und am Ende der Einheiten in einem extra Breakout-Raum oder im großen Raum für alle noch für Fragen zur Verfügung stehen.
Nachbereitung
Hier finden Sie alle Informationen zur Nachbereitung eines digitalen Workshops.
Forum für Fragen, Antworten und Diskussion schaffen
Die Nachbereitung und das Feedback sind ein fundamentaler Bestandteil agilen und handlungsorientierten Lernens und Lehrens. Es ist daher unerlässlich, Formate für Fragen und Diskussion in der Gruppe sowie mit den Lehrenden bereit zu stellen. Messengerdienste kommen dafür ebenso in Frage wie Foren auf der Lernplattform oder zusätzliche Angebote für Online-Meetings außerhalb der regulären Workshop-Zeiten. Wenn zwischen zwei Workshop-Einheiten asynchron allein oder in Kleingruppen gearbeitet werden soll, sind die entsprechenden Tools und Arbeitsmaterialien bereit zu stellen.
Dokumente und Aufzeichnungen online stellen
Für handlungsorientiertes Lernen spielen selbständiges Lernen und Selbstregulierung eine wichtige Rolle. Lernmaterialien, Aufnahmen, Zusatztexte, usw. sollten daher einfach und jederzeit zugänglich gemacht werden, idealerweise auf einer für den Kurs angelegten Lernplattform. Stellen Sie sicher, dass alle TN Zugang zu den Materialien haben und Aufgaben klar definiert und sicher kommuniziert werden.
Feedback organisieren
Machen Sie sich über das Feedback gesondert Gedanken. Mit welchem Format bekommen die TN von Ihnen und Sie von den TN Feedback? Methoden zum Thema Feedback finden Sie in der Methodensammlung.
Feedback auswerten
Nehmen Sie sich die Zeit das Feedback auszuwerten. Was wird beibehalten, was kann verbessert werden? Machen Sie innerhalb des Teams ebenfalls eine Feedback Runde zu dem Workshop und gleichen Sie die Ergebnisse mit dem Feedback der TN ab. Am Ende des Prozesses kann das Format für die nächste Einheit oder den nächsten Workshop anhand der Ergebnisse weiterentwickelt werden.
Gruppenbildung
Bei virtuellen Workshops muss die Gruppenbildung stärker aktiv unterstützt werden, um informellen Austausch sowie eine kollaborative Lern- und Arbeitsatmosphäre zu ermöglichen. Die TN können sich nicht vor dem Workshop und in den Pausen bei Kaffee und Snacks kennenlernen. Ein Gruppengefühl und damit auch eine gute Arbeitsatmosphäre muss daher von Ihnen gefördert werden. Folgende Maßnahmen können dabei helfen:
- Vor und nach den Seminarzeiten den virtuellen Raum geöffnet halten und je nach genutztem Tool zusätzliche Meetingräume bereitstellen.
- Gruppenmessenger organisieren: Legen Sie eine Gruppe bei einem Messengerdienst ihrer Wahl an und laden Sie die TN bereits vor dem Workshop dazu ein.
- Kennenlernformate anbieten: Sie können bereits vor, aber auch während des Workshops Kennenlernformate anbieten. Das können z.B. gemeinsame Kaffeepausen oder eine virtuelle Abendveranstaltung, zusätzliche Diskussionen, virtuelle Ausstellungen oder abendliche gemeinsame Filmangebote zu einem passenden Thema sein.
- Virtueller Pausenraum: bieten Sie während des gesamten Workshops einen ständig geöffneten Pausenraum an. Eventuell nutzen Sie eine Anwendung, die es den TN erlaubt, selbst Breakout-Räume zu öffnen, wenn sie in kleineren Gruppen miteinander sprechen möchten.
- Steckbriefe/ Vorstellungsvideos: Bitten Sie die TN vorher um Informationen und stellen Sie diese in einer virtuellen Ausstellung zur Verfügung. Eine Anregung dazu finden Sie in der Methodensammlung unter „ Selbstvorstellung/Ich-Marktplatz“.
